Управление временем

Работай не много, но умно и продуманно.

Заставь других сделать для тебя столько, сколько они смогут.

Тусовка, блуд и треп тоже относятся к работе, по крайней мере, их большая часть. (Но, парни, давайте говорить напрямую - вы когда-нибудь слушали эти пленки, которые они прокручивают в федеральном суде? Кто может понять, что мы мямлим друг другу? Разработайте код, который не поймет федеральное правительство, и говорите, сколько вздумается. Однако предварительно убедитесь, что понимаете друг друга.)

В нашем бизнесе время от времени мы наносим удары, но это не удары по шахматным часам. Наша работа часто требует долгого ожидания между заданиями, от которого плавятся мозги и одолевает скука. Заставь это время работать на себя. Читай что-нибудь, кроме бюллетеня тотализатора. Слушай кассеты по самообразованию или образованию себя. Короче, делай что-нибудь, кроме просиживания задницы на точке, игры в карты, трепотни о телках, пустой болтовни о разводах и схемах. Все это присутствует в жизни, и вежливость требует, чтобы ты проводил время с коллегами и соратниками, но не до бесконечности и не бесцельно. Пустая трата времени то же самое, что и его отсутствие.

Поскольку наша работа привлекает амбициозных и ленивых людей, молодой человек, который хочет прорваться наверх, найдет, чем продуктивно занять свое свободное время, и это отметит его, наполнит его карманы, добавит ему власти и принесет славу и авторитет его старшим. Найди для себя похожую тему.

Выбери время дня или ночи, когда ты можешь работать наиболее продуктивно, и занимайся бизнесом в эти часы.

Мы встречаемся с партнерами, принимаем посетителей и даем аудиенции только в то время, когда мы в лучшей форме. Мы забиваем стрелки, угрожаем, пинаем в зад, даем по башке и улыбаемся друзьям или врагам (нужное подчеркнуть) только тогда, когда пришло время. Делай то же самое. Ни минутой раньше, ни минутой позже. Если ты вынужден делать что-либо в неудобное для тебя время, говори короче краткого и появляйся лишь затем, чтобы показаться и переназначить встречу.

Запомни, эффективное управление временем - это не создание жесткого расписания. Ни рабочий график, ни встречи, ни стратегические планы не могут быть жесткими. В конце концов, никто не знает, что случится завтра, кто сломает шею, кого переедет машина и на кого упадет кирпич. Вдобавок, любого могут расстроить ежедневные неприятности.

Лучшее, что ты можешь инвестировать в свой бизнес, - это твое время. Создай график встреч, сделай план и используй свое время эффективно; знай свою тему и свои цели. Оцени препятствия и возможности, затем выработай стратегию.

Вот некоторые из основных стратегий, экономящих время и используемых нами:

Мы всегда паркуемся во второй ряд, запирая всех остальных.

Мы не убиваем два часа, выбивая из клиента жалкие две сотни долларов. У нас есть адвокаты, которые зарабатывают больше этого, особо не потея.

Мы никогда не делаем сами то, на что можем развести, за что можем заплатить или приказать кому-то сделать за уважуху.

Некоторые из нас ставят стрелки часов на десять минут назад. Зачем появляться на встрече, мероприятии или стрелке и ждать, пока приедут другие? Пусть они ждут за нас. Если они не наши боссы. В этом случае мы пунктуальны, нет вопросов.

Мы переодеваемся там, где бываем регулярно: в клубе, в спортзале, любимых точках, кабаках, у любовницы - где угодно. Тогда на нас всегда все свежее и нам не нужно тратить время на то, чтобы купить, украсть или вернуться домой за чистой одеждой.

В нашем бизнесе, особенно если ты из младших, тебя могут вызвать в любой момент, двадцать четыре часа в сутки. В любой час дня и ночи ты срываешься по звонку телефона. Даже если у людей выходной, а мы на отдыхе или в отпуске, бизнес имеет приоритет перед всем остальным. Все левые дела отходят на второй план, даже жены и любовницы.

Есть много разного времени, включая время отсидки. В командировке ты живешь одним днем; ты сам компилируешь время. Делая для босса, делай быстро. Покровительствуя подчиненному, помогай, но без особой спешки. Но делать что-либо для полиции или для правительства нужно только тогда, когда нет никаких способов этого избежать. А все, что ты делаешь не для босса, своих ребят, семьи, друзей, деловых партнеров, копов, правительства, ты делаешь тогда, когда будет желание и время.

Выше изложены принципы, стратегия и тактика эффективного управления временем, а вот основные винты и гайки этого механизма (но не забудь основы):

Эффективное управление временем означает максимальное использование любой минуты, которую ты провел за работой, убеждаясь, что каждый день есть часы, каждую неделю - дни, и каждый год - недели, когда не нужно работать. Последнее и является Святым Граалем эффективного управления временем для всех, кроме придурков-трудоголиков. Мы говорим: работай умно, а не долго.

Три основных правила эффективного управления временем:

Распиши свои задачи.
Передай их другим.
Передай другим то, что осталось.

Лекторы на семинарах по менеджменту расписывают "создание идеального рабочего пространства" как неотъемлемый атрибут эффективного управления временем, создающий "спокойное" время, сокращающий отвлекающие факторы и раздражители, увеличивающий решительность, концентрирующий усилия, и так далее. Эти стратегии усложняют все до степени, добавляющей в сутки еще один час. Проблема в том, что ты можешь убить не один год для подготовки и внедрения такой системы.

Как и основные системы менеджмента, управление временем может быть сведено к здравому смыслу. Если ты наешь, как распределять время, тебе нужно максимум шесть часов в день, и далеко не каждый день.

Идеальное рабочее пространство - это там, где тебе удобно. Это может быть столик в кафе, кухонный стол в твоем доме, пустой офис в твоей конторе - там, где тебя не прерывают и не отвлекают, где тебе комфортно и спокойно.

Выбирай время дня или ночи, когда ты в лучшей форме, как мы сказали выше, возьми чашку кофе или чая и дай волю мысли. Сюрприз: твое сознание начнет работать и генерировать решения проблем. Ты нашел и создал идеальное рабочее пространство и "спокойное" время.

Возьми желтый блокнот* и вертикальной линией раздели страницу на две части (проставь дату в верхнем правом углу). В левой колонке напиши, что должно быть сделано (сокращениями, понятными только тебе), расставляя приоритеты в соответствии с ценностью задач и их срочностью, сбалансировав эти критерии один против другого, в то время как ты определяешь и пересматриваешь приоритет этих задач.

Ты расписал задачи.

Затем, в правой вертикальной колонке, насколько это возможно, распредели эти задачи между другими.

Ты делегировал.

После этого проанализируй и переанализируй колонки, изменяя приоритеты, где это разумно или необходимо, передавая еще часть задач.

Продолжай до тех пор, пока твой разум предлагает изменения или дополнения.

В порядке их очевидной важности ты распределил часть задач себе, большую часть другим. Завтра ты проверишь, что уже выполнено, и начнешь новый день с листа из двух колонок (уничтожив старый), изменяя, распределяя, перераспределяя. Это и есть эффективное управление временем. Это также и искусство делегирования.

Сделай подобную страницу для задач недели и еще одну для долговременных стратегических проектов. Сила и мощь начинаются сегодня; поздно искать соль, когда еда уже съедена.

Но запомни: как мы уже говорили, планирование не может быть жестким, единовременным действием, тем более - стратегическое планирование. И то, и другое является процессом, подлежащим постоянной корректуре в зависимости от непредвидимых обстоятельств жизни. Будь гибким. Это то, что Старые Усачи Питеры - первые Mafioso в Соединенных Штатах - знали очень хорошо до определенного момента, а потом, чрезмерно удовлетворенные новым положением вещей, забыли... Старые Усачи Питеры давно мертвы и ушли в историю. В этом суть урока.

Чтобы распределять время и составлять планы, ты должен знать свои цели, знать качественно и количественно. Предположим, ты устанавливаешь для себя грандиознейшую стратегическую цель - уйти на пенсию в сорок лет с миллионом долларов. После этого ты должен оценить препятствия и возможности, выработать стратегию и тактику, всегда представляя свои ресурсы и предсказуемые риски. Потом ты планируешь, как реализовать эту цель: кто делает что, в какой последовательности, где, с кем, с чем и как. Это дает тебе твой операционный план. То есть группу задач, которая должна быть выполнена в определенный промежуток времени.

И затем, обязательно, ты делегируешь.

Скажем, ты работаешь в организации, которая требует от тебя появляться и находиться в офисе с девяти до пяти. Искусство управления временем в данной ситуации будет заключаться в умении держать дверь своего офиса закрытой, разрешая вход только тем, кого и когда ты хочешь видеть.

Твоя секретарша - твой привратник. Если кто-либо из твоих людей сможет прорваться через ее кордоны и просунет свою голову без разрешения, спрашивая "Занят?", ты отвечаешь угрожающим "Да!".

Когда ты встречаешься со своим сотрудником у себя в офисе, и у него слишком много идей, либо он начинает пустозвонить, или и то, и другое вместе, а ты уже получил информацию, которая тебе нужна, положи перед собой пачку бумаг, склонись над ними, и скажи: " Спасибо, достаточно. У меня работа, которую нужно срочно закончить". Заседание окончено.

Если ты не любишь отвечать на телефонные звонки самостоятельно (некоторым менеджерам нравится получать актуальную информацию прямо из телефонной трубки), дай своему секретарю список тех, с кем тебя можно соединять немедленно (сделай список коротким), и попроси ее принимать сообщения от остальных. Примерно в одно и то же время каждого дня отвечай на важные звонки или на те, которые сочтешь нужными. Кому надо, перезвонят еще раз.

Если ты перезваниваешь, и поток слов на другом конце линии нескончаем (дискуссии не видно конца), повесь трубку и набирай следующий номер. Очень немногие люди поверят в то, что ты бросил трубку; спасая свою гордость, они обвинят AT&T **. Если ты недавно уже опробовал эту тактику на данном собеседнике, попробуй молчание. Не отвечай. Не реагируй. Ничего. Очень скоро твой собеседник нервно закончит свой односторонний диалог. А если твой собеседник имеет для тебя важное значение, но ты устал, скажи ему, что у тебя начинается очень важная встреча.

Твоя закрытая дверь не должна и не может перекрывать тебе доступ к рабочим местам, залам и коридорам твоего офиса, когда у тебя будет желание и тебе будет удобно распространять веселье, бодрость и страх среди своих людей и вживую увидеть, кто, с кем, как и чем занимается, и какого хрена, в натуре, там происходит.

* legal pad - Достаточно дорогой линованный блокнот канареечного цвета, ставший таким же атрибутом мафиозо, адвокатов и управленцев от бизнеса, как белый халат у врачей.
** AT&T American Telephone and Telegraph - в годы расцвета мафии в США монополист на рынке телефонной и телеграфной связи. По решению суда принудительно разделена на мелкие региональные компании. O tempora, O mores!

Взято с сайта dere.com.ua